标准是通过标准化活动,按照规定的程序经协商一致制定,为各种活动或其结果提供规则、指南或特性,供共同使用和重复使用的文件[1],其技术指标是通过标准文本这一载体呈现的[2]。标准文本质量的高低直接关系到标准的贯彻实施。在标准编制过程中,除对标准技术内容严格把关外,规范标准编写格式也是保证标准质量的重要环节[3]。
标准编写有着与科技论文完全不同的要求。GB/T 1.1—2009《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写》[4]是编写标准的重要依据性文件之一。虽然GB/T 1.1—2009中对标准编写有详细的规定并辅以示例,但笔者在对放射卫生标准审查过程中发现,很多放射卫生标准文本仍不同程度地存在编写不规范等问题。本文主要对放射卫生标准编写常见问题进行总结和分析,并提出改进建议,以期进一步提高放射卫生标准文本质量。
1 常见问题及解析 1.1 封面封面为必备要素,是标准的门面。封面上含有大量识别标准的重要信息,包括标准名称、英文译名、编号和被替代标准编号、国际标准分类号(ICS号)、中国标准文献分类号(CCS号)、发布部门、发布和实施日期等。
(1) 问题一:标准名称中出现“标准”二字。
解析:标准名称中无须描述文件类型,不应使用“标准”、“国家标准”等。
(2) 问题二:英文译名中每个单词的首字母大写,各要素间无分隔标志。
解析:英文译名应以中文的标准名称为基础翻译,各要素间用一字线“—”相隔,各要素的第一个单词的首字母应大写,其他单词的首字母小写(需要大写的专用名称除外,如Chinese)。如:GBZ/T 201.5—2015《放射治疗机房的辐射屏蔽规范第5部分:质子加速器放射治疗机房》的英文译名为:Radiation shielding requirements for radiotherapy rooms—Part 5:Radiotherapy room of proton accelerators。
(3) 问题三:缺少ICS号和CCS号。
解析:在封面的左上角,应标明ICS号和CCS号。ICS号是由国际标准化组织(ISO)编制的[5],通过使用国际统一的ICS号,便于我国标准与国际标准的交流和对比。CCS号的选择应符合《中国标准文献分类法》规定[6]。
(4) 问题四:修订标准中缺少被代替标准的编号。
解析:如果所起草的标准代替了已有标准,应在封面中给出被代替标准编号。
1.2 目次目次为可选要素。一般当标准的层次比较复杂或页数较多时,应设置目次,从而方便使用者查阅和检索标准内容。
问题:所列内容不完整(如缺少参考文献等),或所列内容(包括编号、标题、页码等)与正文不一致。
解析:目次应列出前言、引言(如有)、章的编号及其标题、附录(如有,包括附录编号、性质和标题)、参考文献(如有)等。所列内容应与正文一致。
1.3 前言前言为必备要素,应视情况依次给出标准结构的说明、所依据的起草规范、代替的全部或部分其他文件的说明、与国际国外文件关系的说明、有关专利的说明、标准提出或归口信息、标准起草单位和主要起草人、所代替标准的历次版本发布情况。
(1) 问题一:主要技术变化中,只说明了结构的调整,无技术内容的变化。
解析:一般新版本与先前版本相比的主要技术变化包括:删除了先前版本中的某些技术内容,增加了某些新的技术内容,修改了先前版本中的某些技术内容。具体表述见GB/T 1.1—2009的前言[4]。
(2) 问题二:对强制性条文的表述未在第一段说明,或表述不准确。
解析:强制性标准分为全文强制和条文强制两种形式,均应在前言的第一段以黑体字写明[7]。对于全文强制形式的标准,应写明:本标准的全部技术内容为强制性的。对于条文强制形式的标准,当强制性条文比推荐性条文少或者大致相同时,应写明哪些条文为强制性的,其余为推荐性的。反之,应写明哪些条文为推荐性的,其余为强制性的。
(3) 问题三:前言中说明了附录的性质。
解析:附录的性质不用在前言中说明,这是GB/T 1.1—2009区别于被代替标准GB/T 1.1—2000的要求[4, 8]。
(4) 问题四:在本标准所代替标准的历次版本发布情况中,将被代替的标准列入历次版本中,或列出的标准排序不正确。
解析:被代替标准不应列入历次版本中,被代替标准的历次版本应按照标准的顺序号和年号排列(参见GB/T 1.1—2009的前言[4])。若被代替标准无历次版本,可不列此内容。
1.4 范围范围为必备要素。范围应指明标准的适用范围,阐述标准中“有什么”和标准能“有什么用”,不应包含要求。必要时,可指出标准的不适用范围。
问题:表述内容复杂或啰嗦,表述用语不规范等。
解析:应采用“本标准规定了……”、“本标准给出了……”、“本标准适用于……”和“本标准不适用于……”等表述形式,简要说明标准的适用或(和)不适用范围。
1.5 规范性引用文件规范性引用文件为可选要素。若需编写的内容在现行标准中已经有规定,且这些规定又适用本标准,为了避免标准间的不协调、标准篇幅过大或摘抄错误等,需引用文件时,则应在“规范性引用文件”一章列出。
(1) 问题一:文件清单的排顺不正确。
解析:文件清单应按国家标准、行业标准、地方标准、国内有关文件、国际标准、ISO或IEC有关文件、其他国际标准以及其他国际文件顺序排列。具体要求见GB/T 1.1—2009的6.2.3条[4]。
(2) 问题二:将正文未引用文件、被代替标准、资料性引用文件列入此章。
解析:对于正文没有提到或资料性引用文件不用列出。若需要,可列入“参考文献”。若无引用文件,可不设“规范性引用文件”一章。
(3) 问题三:引用未发布或已废止的标准。
解析:标准中不应引用未发布或已废止的标准。
(4) 问题四:对正文提及具体条款的文件,使用注日期引用;对于正文未提及具体条款的文件,使用不注日期引用。
解析:若正文引用某文件的具体条款,或不能确定是否能够接受所引用文件将来的所有变化时,则应采用注日期引用,指明所引用文件的年号或版本号。对于不注日期引用的文件,应视为引用文件的最新版本。
1.6 术语和定义术语和定义在术语标准中为必备要素,应按照GB/T 20001.1—2001《标准编写规则第1部分:术语》等编写[9-10];在非术语标准中为可选要素,主要列出理解不一致、多次使用、尚无定义或需要改写已有定义等术语,从而为标准使用者提供方便。
(1) 问题一:将引导语中的“文件”写成“标准”。
解析:正确的引导语应为“下列术语和定义适用于本文件。”。
(2) 问题二:编号和术语位于同一行。
解析:与其他有标题条不同,编号和术语应分两行编写。
(3) 问题三:列出的术语在正文只提及一次或未提及。
解析:若某术语在标准条文中只用到一次,则只需在条文中出现该术语时进行解释,不须在此章对该术语进行定义。对于正文未提及的术语,不需列入此章。若无需要定义的术语,可不设“术语和定义”一章。
(4) 问题四:将通用术语在此章列出,导致标准中术语过多且部分术语无实际意义。
解析:“潜在照射”、“确定性效应”等通用术语不需在此章列出。
(5) 问题五:定义中出现“×××是指”等类似表述。
解析:定义中不应重复术语,不应使用“是”、“是指”、“表示”、“称为”等词语。
(6) 问题六:定义中包含了附加信息。
解析:由于附加信息并不属于定义的内容,若将其放在定义中,会产生定义不能在文中代替术语的问题。需要时,附加信息应以注的形式给出。
(7) 问题七:定义中包含了要求,如“×××应×××”。
解析:定义中不应包含要求。
1.7 章、条和段章是标准内容划分的基本单元,是标准或部分中划分出的第一层次。每一章都应有编号和标题。条是对章的细分,有编号,分为无标题条和有标题条。段是对章或条的细分。
(1) 问题一:同级条有无标题不统一。
解析:同级条有无标题应统一,如第4章细分为4.1、4.2条,若4.1条有标题,4.2条也应有标题。或者4.1和4.2条均为无标题条也是可以的。
(2) 问题二:一个层次中只有一条时也设条。
解析:一个层次中有两个或两个以上的条时才可设条。如第5章中,若无5.2,则不应设5.1。
(3) 问题三:在章标题或条标题与下一层次条之间设悬置段。
解析:标准编写中不允许在章标题或条标题与下一层次条之间设悬置段。可参照GB/T 1.1—2009的5.2.5条的示例修改悬置段[4]。
(4) 问题四:列项前缺少引导语,无编号列项细分成有编号列项[如第一层次列项使用破折号,第二层次的列项使用1)、2)等],有编号列项的编号不规范[如第一层次的列项使用1)、2)或(a)、(b)等]。
解析:列项应由一段后跟冒号的文字(引导语)引出。无编号列项前使用“——”或“·”,若需对某一项继续细分,只能细分成无编号列项,不可细分成有编号列项。列项中的项若需要识别,应使用字母编号[后带半圆括号的小写拉丁字母,即a)、b)等];在字母编号的列项中,若需对某一项进一步细分成有编号列项,则应使用数字编号[后带半圆括号的阿拉伯数字,即1)、2)等]。
1.8 图、表和公式图、表和公式是除文字之外表达标准技术内容的重要形式。在文字说明问题较困难或使用图、表和公式表达技术内容更简明、直观时,最好使用上述形式表达,以便增加对标准的理解。图、表和公式均应在条文中明确提及。
(1) 问题一:图缺少编号,图的注和脚注位置不正确。
解析:每幅图均应有编号,标准中的图有无图题应统一。图的注应位于脚注上,注不应包含要求,脚注可包含要求。
(2) 问题二:表缺少编号,表头中的单位放置不正确,表的注和脚注位置不正确,跨页表格未使用续表格式或续表格式不正确(如未重复表头)。
解析:每个表均应有编号,标准中的表有无表题应统一。每个表均应有表头,表头中的单位应置于量的名称之下。表的注应位于脚注上,注不应包含要求,脚注可包含要求。跨页表格应使用续表格式,续表应重复表头和关于单位的陈述。
(3) 问题三:公式多于两行。未按照先左后右、先上后下的顺序对公式中需要解释的符号分行说明。未写出物理量单位的中文或物理量单位不规范[如未使用国际单位制(SI)单位]。
附录为可选要素,按照性质分为规范性附录和资料性附录。
问题:附录未在条文中提及,附录的编排顺序不正确。
解析:每一个附录均应在正文明确提及,其顺序按在条文(从前言算起)提及的先后次序编排(前言中说明与前一版相比的主要技术变化时,所提及的附录不作为编排附录顺序的依据)。编号依次为附录A、附录B……。
1.10 参考文献参考文献为可选要素,置于最后一个附录之后。可将标准中资料性引用的或起草过程中依据和参考的文件列入“参考文献”。
问题:参考文献的排序或格式不正确。
解析:参考文献的排列顺序与规范性引用文件排列顺序(见1.5)一致。对于参考的标准,可直接列出标准编号和标准名称。对于其他参考文献,按照GB/T 7714—2015《信息与文献参考文献著录规则》[11]编写。
2 讨论和建议放射卫生标准编制是放射卫生标准化工作的重要环节。虽然GB/T 1.1—2009等标准已发布实施多年,但在放射卫生标准编制过程中仍普遍存在上述提到的各种编写问题。为尽可能减少上述问题,进一步提高放射卫生标准质量,提出以下几点建议,供相关专业人员在编写放射卫生标准文本时参考:
(1) 掌握GB/T 1.1—2009等对标准编写的要求。标准编制人员可研阅GB/T 1.1—2009等国家标准(标准文本可从国家标准化管理委员会的“国家标准全文公开系统”查阅)、《标准的编写》[2]书籍等,掌握标准编写的具体要求,并运用到标准编写的实践中。同时,积极参加相关培训,学习并领会标准编写要求。
(2) 关注放射卫生标准的发布和废止情况。从国家标准化管理委员会(http://www.sac.gov.cn/)、国家卫生健康委(http://www.nhc.gov.cn/)、卫生健康标准网(http://wsbz.nhfpc.gov.cn/wsbzw/)及中国疾病预防控制中心辐射防护与核安全医学所(http://www.nirp.cn/htm/index.htm)等网站,随时了解放射卫生标准现状,从而确保引用的标准编号和名称的正确性,避免在标准中引用已废止标准。
(3) 使用相关的编写工具,如使用中国标准模板(TCS)编写放射卫生标准,尽量避免格式问题。
因为篇幅有限,对于很多放射卫生标准编写细节问题不能全面地一一阐述。建议放射卫生标准编写人员深入学习GB/T 1.1—2009等标准,充分理解标准编写要求,从而进一步提高放射卫生标准文本质量。
[1] |
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局, 中国国家标准化管理委员会.GB/T 20000.1—2014标准化工作指南第1部分: 标准化和相关活动的通用术语[S].北京: 中国标准出版社, 2015.
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[2] |
白殿一, 等. 标准的编写[M]. 北京: 中国标准出版社, 2009.
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[3] |
赵婷婷, 陈斌. 标准编写中常见编写错误解析[J]. 中国标准化, 2014(4): 84-86. DOI:10.3969/j.issn.1002-5944.2014.04.007 |
[4] |
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局, 中国国家标准化管理委员会.GB/T 1.1—2009标准化工作导则第1部分: 标准的结构和编写[S].北京: 中国标准出版社, 2009.
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[5] |
周结, 等. 国际标准分类法ICS[M]. 7版.北京: 中国标准出版社, 2018.
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[6] |
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[7] |
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[8] |
国家质量技术监督局.GB/T 1.1—2000标准化工作导则第1部分: 标准的结构和编写规则[S].北京: 中国标准出版社, 2000.
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[9] |
黄潇. 浅议如何编写术语及定义[J]. 标准科学, 2015(z1): 148-153. DOI:10.3969/j.issn.1674-5698.2015.z1.024 |
[10] |
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局.GB/T 20001.1—2001标准编写规则第1部分: 术语[S].北京: 中国标准出版社, 2001.
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[11] |
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局, 中国国家标准化管理委员会.GB/T 7714—2015信息与文献参考文献著录规则[S].北京: 中国标准出版社, 2015.
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