1 德兴铜矿成本管理的特点

德兴铜矿是江西铜业集团公司的主干矿山, 是一个年产铜精矿量12万t、黄金5.3t, 拥有固定资产56亿元、人员11 000多人、产值15亿的世界级大型铜矿, 其财务管理的核心是成本管理, 成本控制的好坏对经营目标的实现举足轻重。然而由于矿山成本总量大(每年成本总额约为18亿元)、工序与成本中心多(41个生产工段, 1182个班组机台)、成本结构复杂, 成本受作业环境、设备状况不确定性因素影响较大, 加上供、产、销经营信息相互独立分散, 使得矿山标准成本与例外成本难以准确界定、掌握, 成本管理难度较大。

面对总量大、结构复杂的成本特性, 如何使矿山成本管理者及时掌握、区分正常成本与例外成本, 控制好成本, 这是重要的一个课题。德兴铜矿财务管理者意识到了成本基础工作的完善对精细管理的重要性, 为此, 近几年, 德兴铜矿从成本信息化入手, 从物质信息的有效利用及完善基层成本信息两方面开展工作, 强化信息集成^[1], 建立和完善矿山成本信息网络, 达到扎实基础, 精细管理, 控制成本的目标。

2 原有成本信息存在的主要问题 2.1 原有物资管理系统存在的问题

德兴铜矿材料备件物资每年消耗高达8亿元, 占总成本的45%, 物资品种繁多, 仓库多且分散, 物资的管理是成本管理的重中之重。虽然早期德兴铜矿物资管理部门为加强管理开发了物资管理信息系统, 但由于该系统与财务管理系统互不相连、各自为政, 且物资管理侧重点有别于财务管理, 满足不了成本精细管理需求, 使得每年8个亿的材料备件物资, 财务部门还是通过手工签收进行核算掌握(即每月底对各个仓库物资的收发存情况逐个进行手工归集统计, 再分配至生产单位)。这种做法的弊端一是增加了财务人员工作量, 降低了工作效率。二是提供的物料信息滞后(因为只有到月末, 物资出库信息才可得知)且容易出错, 不利于财务部门和生产单位动态掌握物料消耗信息、控制成本。

2.2 原有成本管理信息存在的问题

早在1998年, 德兴铜矿通过细化量化成本指标, 将工段、班组、机台纳入了矿山成本核算网络。然而成本管理模式是细化了, 但管理方式却相当原始落后。主要表现在以下几个方面。

(1) 工段、机台、班组成本信息还局限于手工统计核算, 且独立于财务核算系统。

(2) 工段成本核算员属非财会人员, 业务素质参差不齐。这种管理方式得到的成本信息存在一些弊端:①数据不够系统完整, 每个工段按自己的要求进行设定核算, 不能满足矿山成本管理需求。②数据难以保存, 会随着工段核算人员变动而遗失。③数据及时性、可比性不够, 不利于工段及财务部门及时掌握基层单位的成本情况, 难以发现成本执行中存在的问题。④不利于财务部门全盘统筹矿山成本, 在制定成本预算时容易产生较大偏差。

3 成本信息化建设 3.1 开发新物资电子签收系统

在原有物资管理信息系统基础上, 德兴铜矿财务、物资供应两部门加强合作, 按照手工签收流程, 开发了物资电子签收系统, 见图 1所示。

(1) 物资部门完善原有物资管理信息系统, 调整仓储人员及机构, 规范录入物资计划、合同、物资验收入库、物资领用出库、采购价、计划价、供应商等基础信息, 并通过计算机严格控制(如采购数量不能超过合同数量, 否则不能验收等), 以确保物资信息正确、完整、规范。

(2) 按会计月份设定物资签收期间。

(3) 开发物资签收软件。软件主要有3大模块: ①物资签收模块, 该模块通过调用、整理物资管理信息系统数据、进行表单自动核对功能, 实现物资信息共享、签收流程自动化。②物资动态账表模块, 该模块可按照管理需求, 自动生成各类物资收发存报表(可按仓库、保管员、物资品名等分类)及出库分配表。③物资动态查询及分析模块, 该模块有自定义查询、价差分析、存货周转率分析等功能, 对及时撑握矿山的物流信息、了解物资供应异常情况、加强物资监控力度提供了便捷手段。

经过一年的运行, 证明该系统在提高财务人员工作效率、及时动态地向财务部门、生产单位反馈物资信息方面发挥了重要的作用。

3.2 开发矿山成本管理信息系统软件。 3.2.1 主要对策

为提高基层成本管理水平, 便于系统、宏观、及时地掌握基层成本情况, 德兴铜矿统一成本信息平台, 研究开发了矿山成本管理信息系统, 将全矿工段班组机台纳入该系统。其主要对策有以下两个方面。

(1) 统一细化成本责任中心, 将成本中心的级次定为4级, 矿级、厂级、工段级、班组机台级。每个级次根据其成本对象单独核算成本, 并按管理级次自下而上归集成本, 实现不同级次成本管理需求。

(2) 统一成本项目, 统一核算方法, 统一机台类别, 便于成本横向可比, 纵向归集。

3.2.2 成本管理软件的开发

开发的成本管理软件主要包括成本核算、成本计划、成本查询、成本分析、成本报表 5大功能。系统流程如图 2所示。

(1) 成本核算。以物料消耗为重点, 细化物料消耗核算, 将物资电子签收系统中的物料领用信息自动导入该系统, 并对物料消耗信息进一步分解了机台班组, 使物料消耗信息及时准确地反映到厂、工段、班组、机台各级次, 满足基层物料消耗管理的需求。

(2) 成本计划管理。在矿山成本总盘子下, 自上而下地分解成本计划, 形成计划网络, 同时突出各级次计划分解编制的过程, 便于成本管理上下级之间区分成本及正常成本, 确保成本计划制定的科学合理。

(3) 成本查询。做到了机台班组—工段—厂(场) —矿成本多级连查、物料消耗多级连查、产品产量多级连查等。

(4) 成本分析。强化成本差异对比分析, 通过与不同期间、计划、消耗定额的对比分析, 较易发现成本异常之处, 建立了成本预警机制。

(5) 成本报表。可按成本中心、生产工序自动汇总生成成本报表。

为使软件有效运用, 多次组织对工段成本核算员进行培训, 规范操作, 提高核算员业务素质。

该系统的开发应用, 实现了基层成本由手工核算向电算化的转变、由核算向分析的转变, 满足了班组机台—工段—厂(场)—矿不同层次的成本管理需求, 确保矿山成本信息更加完整、系统、及时, 为优化成本结构、制订矿山成本滚动计划提供便利的手段。

4 系统的不足

德兴铜矿上述成本信息的建设, 改变了因各部门间信息不畅导致成本信息不对称的现象, 实现会计信息系统由独立部门级向企业级的转变^[2], 对矿山成本管理起到积极作用。然而它仅是ERP一个初探, 由于受现阶段部门间信息化程度不同的影响, 在实际运用中仍存在一些不足。

(1) 生产部门信息仍未纳入成本管理信息系统, 不利于成本管理者及时掌握生产及技术经济指标、设备状况的变化。

(2) 由于物资供应部门与成本管理的侧重点不同, 使得基层物资消耗年度预算不够细化, 成本预算定量分析还不够, 影响成本预算的准确性。

5 结语

作为一个现代化、世界级的铜矿山, 成本管理信息的最终目标是实现管理信息ERP, 即集组织模型、业务流程、企业规范和信息技术、实施方法为一体的综合管理应用体系。值得肯定的是, 随着德兴铜矿供产销等内部各环节信息逐步规范、协调、统一、融合, 德兴铜矿信息ERP之路将越走越宽, 管理水平必将迈上一个新的台阶。