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电子邮件的交际规则

最近我参与筹备一个学术会议, 在 处理电子邮件过程中发现很多常见的邮 件使用问题。 例如: 有的邮件没有标题, 邮件正文没有称呼和署名 , 有些作者提 交的论文摘要没有个人信息和联系方 式, 有些作者将个人信息和联系方式放 在邮件正文而不是附件的摘要文档里等 等。 平时也常常收到不合规范的电子邮 件, 因此在这里谈谈电子邮件的交际规 则 , 希望对即将步入职场或者已经入职 的朋友有所帮助。

首先 , 电子邮件要有一个有效的标 题。 能否非常直观地告诉对方你发送邮 件的目的 , 是衡量标题是否有效的重要 因素。 撰写标题要思考哪些是对方已知 信息 , 尽可能言简意赅地为对方提供新 信息而不是已知信息。 以向学术会议专 用电子邮箱投稿为例 : 向“语篇分析学术 研讨会”投递摘要, 一个有效的标题不是 “语篇分析学术研讨会投稿”, 而是“投摘 要: XX大学李明 ”。 前一个标题包含了冗 余信息 , 因为“语篇分析学术研讨会”对 收件人来说是已知信息 ; 后一个标题的 “投摘要”说明邮件目的,“XX 大学李明 ” 说明发件人是谁, 因此为收件人提供了 更多的新信息。

一个好的邮件标题有助于提高跟陌 生人沟通的效率。 经常听到有人抱怨说 给某“大牛”(著名研究者)发求助邮件不 回复, 有可能是邮件的标题没能吸引“大 牛”的注意力 。 比如, 你给“大牛”发了一 封题为“求助 ”的邮件,“求助 ”对“大牛” 没什么信息价值, 忙得团团转的“大牛” 可能没功夫理会你。 但改个标题有可能 就能引起“大牛 ”注意 , 比如改成“求教 XXX 理论的应用问题”, 或者是“求 YYY 一文, 无法下载 ”, 当然 XXX 理论和 YYY 一文得跟“大牛”有关, 能激起他的兴趣, 就是得给他个理由打开你这个陌生人的 邮件。 特别需要补充一点 , 发邮件求助 之前, 先想想是否真的需要求助别人。 我常常收到一些邮件要我的论文(PDF 文件), 通常我会很乐意给对方发过去, 但有些索求者是本校的学生 , 学校数据 库就能下载论文, 那为何不自己下载呢? 标题在有些邮件的回复中也需要考虑 。 比如, 有参会者通过回复学术会议征稿 的邮件咨询参会的住宿问题, 可是沿用 前一封邮件标题, 多了个“re”, 没有更改 标题注明咨询的是住宿问题, 那查邮件 的人有可能会忽略这个咨询。 有时候熟 人之间的邮件来往也经常从一个话题转 到新话题, 为了方便自己和对方查找, 建 议在一个新话题开始时根据话题内容和 交际目的更改邮件标题。

第二, 电子邮件正文要有称呼和署 名 。 称呼收件人标记着邮件交际事件的 开始, 也体现了对对方的尊重。 邮件署 名与称呼相对应 , 是一个完整邮件交际 事件不可缺少的部分。 我筹备的这次会 议收到一些没署名的邮件, 邮件显示的 发件人不是真实姓名 , 却是诸如“无言无 语失落中 ”之类的网名 , 导致我无法知道 发件人是谁。 很多人用 QQ 信箱发邮件, 先前的在线交流已经说明了情况, 接着 发封邮件可以省略标题、称呼署名等内 容。 或者你给自己的同学发送邮件, 对 方知道你是谁, 那么不称呼、不署名可以 接受 ; 但给陌生人或不大熟悉的人发邮 件需要有清晰有效的标题和称呼署名 。 不能把熟人交往的惯例转移到跟陌生人 的邮件来往中。

第三 , 使用邮件附件要考虑如何更 有效地提供信息 , 以节省收件人处理邮 件的时间 , 同时附件文档名称要简洁明 了 。 以我负责的这次会议为例 , 有的人 在用邮件投稿时, 把个人信息放在邮件 正文, 没有放在附件的摘要文档中 , 我不 得不将其个人信息拷贝粘贴到其附件文 档, 再保存到电脑硬盘, 花去不少时间 。 我想, 投稿者应该既在邮件正文提供个 人信息, 又在附件文档中提供个人信息, 以减少收件人的工作量。

在平时的工作邮件中 , 一般使用附 件是内容较长、文档需要保留格式和红 章等情况, 但如果不需要保留文档格式, 应该将内容直接贴到邮件正文里而不是 通过附件发送, 这样能节省对方打开附 件的时间 。 勿以善小而不为!

关于文档命名 , 我这次收到的摘要 有的命名为“123”, 还有的命名为“新文 档 ”。 文档命名不是自己怎么方便就怎 么处理, 而是要想怎么方便对方查找和 存储 。 一般会议投稿的文档名可以是 “姓名 +空格+摘要题名 ”, 因为一般会议 摘要都是按姓名和摘要题名来编排, 提 供这两项信息的文档名有助于工作人员 整理摘要。 如果某个会议的传统是按高 校排名顺序来排的( 虽然我从没见过这 种情况), 那就应该以你学校的名称来命 名文档 。 在沟通中处理信息要勤动脑 子, 将不同场合的信息联系起来处理, 多 想想大家为什么会这样做和这样做的效 果如何, 就知道如何才可以高效地为对 方提供有价值的信息。

此外, 发送重要电子邮件, 别忘了使 用邮件的抄送功能! 若干年前我代替一 位休假的同事负责一门课程, 期末考试 前夕 , 我将考试时间和地点通过邮件发 给相关教务员请她通知学生。 教务员没 回复我的邮件, 我打电话进行确认时, 她 告知我邮件已收到 , 会通知学生 。 结果 她忘记通知造成了教学事故, 同时她一 口咬定我没给她发过邮件。 我吸取了教 训 , 从那以后, 我在将每封重要的电子邮 件发给相关人员的同时, 也会抄送给自 己和相关领导。

最后一个小建议: 能通过电子邮件 完成的事情尽量不要打电话, 因为打电 话有可能干扰对方工作节奏。

文/张艺琼
作者简介 广东外语外贸大学外国语言学及 应用语言学研究中心, 副教授。 图片为本文 作者。
栏目主持人 马臻,电子信箱:zhenma@fudan.edu.cn

(编辑 李娜)