目前, 职业卫生技术服务培训已成为从事职业卫生专业技术人员取得个人资质的基本途径及提高自身专业技术水平的重要平台。随着全民学习、终身学习的学习型社会的逐步形成和继续教育制度的逐步完善, 职业卫生技术服务培训管理工作也日渐完善, 职业卫生技术服务培训档案工作作为培训管理工作的主要组成部分, 如何科学化、规范化管理培训档案, 使之充分开发利用, 促进培训工作健康有序发展, 是值得我们研究探讨的。因此, 培训档案的科学管理在培训工作中占据重要的地位。

1 培训档案的特点

培训档案记载着培训目的、计划、对象、内容、进度、结果等培训各个环节全面的过程, 是检验培训工作以及培训状况好坏的主要指标, 主要表现为以下特点:

1.1 系统性

培训档案信息来自培训及教学活动的各个环节。如确定办班目的、制定培训计划或方案、上报主管部门审批、组织学员报名并进行资格审查、组织课堂教学、组织考试、证书发放等。归档时需要收集各方面的相关资料, 通过仔细整理、组卷、编目, 成为一个完整成套的培训档案, 方便以后查询检索。

1.2 独立性

培训档案是在培训过程中记录管理、教学等有关培训内容及教学成果的一套完全独立的文件资料。如教学方面:不同的培训目的、不同的培训对象, 培训教学活动的内容也不尽相同。因此培训档案的组成也具有较强的独立性。

1.3 现实性

培训档案的储存具有较强的现实使用性, 随着现代科学技术的发展而与时俱进, 作为新载体的电子文件也进入了档案管理范围, 并建立了专门的档案管理系统, 对其进行科学管理及利用, 使检索、查阅更加方便快捷。

2 培训档案的分类

职业卫生技术服务培训档案可以分为:学员档案、管理档案和教学档案三个大类^[1]。

2.1 学员档案

学员档案是培训管理部门在培训期间建立的记录学员参加培训的基本信息, 它体现学员的文化程度、受训情况等学员个人信息, 每期培训我们都为学员建立个人档案袋, 主要内容包括学员档案表(姓名、性别、出生年月、工作单位、职务/职称、学历、专业、培训项目、培训起止时间、联系方式等), 以及身份证、学历证书、职称资格证书、执业医师资格证书、个人资质证书等证书复印件。

2.2 管理档案

管理档案是档案管理人员在培训管理过程中收集、整理、保管的记录性文件材料, 主要包括培训规划、培训方案、培训通知、师资档案、学员考勤表、培训情况调查表、继续教育档案(学分备案)、考试安排、考场记录、阅卷记录、资质证书发放情况、培训业务定点联系机构档案、培训管理的相关文件等。

2.3 教学档案

教学档案是在培训教学过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像等各类文件, 主要包括:培训教学计划、教学大纲、培训教材、培训课程安排、课程培训实况影像(光盘)、教师的教案(电子)及教学记录、考试试题、培训班总结等。

3 培训档案的管理 3.1 提高培训档案管理人员水平

大部分培训档案管理人员是从事培训工作的管理人员, 没有经过专业的档案管理培训, 文化程度、专业水平和理论水平等方面有较大差别, 对档案的重要性、如何管理档案、如何收集、整理和保存档案材料等业务不熟悉, 不重视保存档案。大多数培训档案管理人员不仅仅只管理档案, 同时还兼顾其他管理工作, 他们往往将收集到的培训档案材料统统放入档案盒, 不注重对档案的整理和分类, 对档案的科学管理及利用产生了严重的影响。针对培训档案管理人员的不专业现象, 单位档案管理部门应积极做好宣传培训工作, 并提出培训档案的立卷方法和要求, 确定归档范围, 以指导培训档案管理人员做好档案的收集与整理、档案的建立与保存工作。

3.1.1 培训档案的收集与整理

收集文件是培训档案管理的首要工作, 培训文件材料收集齐全是保证整理工作质量的前提和基础, 对整理工作的开展具有直接影响。因此在培训管理工作中收集与整理培训档案拥有举足轻重的地位。

职业卫生技术服务培训材料内容繁多, 在培训档案的管理日常工作中应根据培训的不同目的、专业和层次, 分门别类进行整理和存储, 严格按照目录分类, 组卷、编目^[2]。广泛收集培训过程中各个环节的相关资料, 确保培训档案完整性, 在规定的时间内培训档案要及时归档, 方便以后保存、统计及查询。对经常使用或具有较高参考价值的培训资料可以进行单独组卷、编目, 使检索、查阅更加方便快捷。

3.1.2 培训档案的归档

根据培训档案的内容分别建立学员档案、管理档案、教学档案三个大类, 并将收集与整理的材料放入相应类别的档案盒内, 记录所存培训档案的类别、目录及培训时间。档案要规范完整、目录要清晰, 时间要准确, 便于科学管理。同时建立电子培训档案, 实现电子档案和文本档案的关联管理, 有利于检索和查阅, 能够大大提高培训档案的管理水平。

3.2 建立和完善培训档案管理的规章制度

《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》、《档案管理条例》等都对档案管理工作进行了详细的规定。培训档案作为档案管理的一种形式, 所要收集与整理的培训文件种类繁多, 主要包括文本文件、声像文件、电子文件等, 必须依照国家的相关法律法规和标准规范的要求, 建立严格的规章制度, 如《培训文件归档管理规定》、《培训文件归档细则》等对其进行约束, 使档案管理工作有章可循, 才能将如此复杂的培训文件完整齐全的进行归档和科学的管理、利用。同时, 通过严格贯彻执行制定的相关规章制度, 使培训档案管理工作秩序化, 并逐渐形成良好的运行机制。

3.3 培训档案的现代化管理

现阶段电子科技技术高度发达, 被广泛应用到培训档案管理工作中, 档案管理人员已经不只局限于收集、整理和归档文本文件, 还需要档案管理人员熟练掌握计算机技术和使用相关档案管理软件, 并熟练使用扫描仪、照相机、摄像机、投影仪等电子设备。因此, 培训档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧, 用现代科学的管理手段来管理档案^[3]。

4 培训档案的利用

培训档案可以帮助相关行政管理部门准确掌握从事职业卫生工作的专业技术人员受训情况, 深入分析收集、整理的培训材料能及时检验培训目的是否达到、培训模式是否合理、培训结果是否满意等。对制定科学的培训教学计划、合理的评价培训结果起到了非常重要的参考作用。

培训结束后, 我们都会采取调查问卷、学员访谈等形式将问卷及学员所反映的问题逐一落实整改, 对培训项目、内容、效果等进行有效分析和质量评估, 对以后培训工作的调整和改进起指导作用。培训效果的评估分为:①对教师评估:通过业务能力、教学水平、授课方式等对教师进行全面考评, 为以后授课教师的聘任、考核等提供依据。②对学员评估:通过对学员在业务知识等方面提高及改善程度的评估, 从学员年龄、学历及职称等方面, 对学员的成绩(理论、实践)进行分析, 为培训项目、内容是否合理、培训结果是否满意等方面提供有利的参考依据。

随着科学技术的不断发展, 培训材料通常都以比较先进的形式作为教学资料, 这些教学资料可以利用新载体扩大培训范围, 如:通过在线视频和网络教育等形式。

5 结论

档案管理的最终目的是利用, 管理好职业卫生技术服务培训档案, 能为主管职业卫生技术服务培训管理部门的管理工作及持续发展决策提供依据。职业卫生技术服务培训的科学管理, 为培训信息的合理储存提供保障, 为培训信息资源的开发和利用奠定基础, 使其充分发挥档案的凭证作用、依据作用和史料作用, 为促进职业卫生技术服务培训水平的提高起到了非常重要的作用。