声像档案是记录各种大型社会实践活动的重要手段之一, 具有客观、真实、形象、生动、准确的特点, 是文字档案不可替代的。但是, 声像档案随着时间的延续, 存在失真、老化、变质等问题, 影响了档案的长期保管和利用。如何长期保存好这些生动、形象的特殊载体档案, 实现长期利用的目地, 是我们档案工作者必须解决的问题。笔者单位曾在我国重大生物效应试验中在放射医学与防护研究领域做了许多工作, 积累了大量不可再得的珍贵资料, 尤其是记录的历次放射医学及防护生物效应研究的电影和图片资料是我国卫生系统唯一留存的重要档案。目前, 由于长期从事此项研究的工作人员陆续退休, 了解情况的人越来越少, 加上当年拍摄的影片、照片珍贵资料已经出现老化、褪色、变质等严重问题, 为保存好这些宝贵资料, 最大限度延长其寿命, 我们开始了重新整理、修复、编辑、存储这些资料的抢救性工作。运用计算机数字多媒体技术可同时处理影像、声音、文字和大量数据信息的特殊性能, 把电影胶片、图片、文献资料等载体分别处理的不同信息源集中进行有机的互动管理, 实施了视音频等多媒体资料的数字化存储、编目管理、检索利用。

1 放射医学与防护电影、图片档案数字化转换 1.1 放射医学与防护电影资料

笔者单位在放射医学与防护生物效应研究工作中共拍摄了16mm电影胶片近20 000m, 并以这些素材编辑剪接制作了5部电影资料片, 这是我国卫生系统唯一的有关防原医学系列电影资料片。为有利于妥善保存这宝贵资料, 延缓胶片的脆裂和褪色现象, 我们将这些电影资料送北京电影洗印厂通过专业清洁处理工序对电影胶片进行清洁、软化和人工检査修补处理, 转录成数字金属录像带, 刻制成DVD光盘, 利用计算机将其转换为AVI格式存储, 为科研和管理工作提供查询、利用, 并取得了很好的效果。同时将电影胶片的原始资料全部严密封盒保存, 不再轻易动用, 最大限度降低与外界环境接触, 减缓胶片的老化。

1.2 放射医学与防护图片资料 1.2.1 数字化的前处理

照片档案主要由照片、底片及文字说明所组成。照片、底片在利用和保存过程中会受到不同程度的损坏, 造成照片、底片沾上霉斑、油斑和手印, 胶片变形、韧性降低, 影响数字影像的质量。因此在扫描前要对照片、底片进行清洁修复处理。方法:清除霉斑可用85%乙醚和15%酒精混合液去除霉斑; 去除手印和油斑, 可先在流动水中漂洗15s, 然后用5%冰醋酸漂洗, 漂洗时可用手轻擦拭; 恢复胶片柔软性和弹性可将胶片放到湿润空气中, 胶片就可以重新达到原有的柔软程度, 也可用100%醋酸0.51111、甘油1.51111、40%甲醛0.5 ml、水1 000ml混合溶液进行软化处理^[1]。

1.2.2 数字化对象的选择

在进行照片档案数字化处理时应首先考虑选择底片为扫描对象, 因底片是照片档案的最原始材料, 图像分辨率和密度要比照片髙很多, 自身耐久性和稳定性也比照片好, 扫描出来的图像较之更清晰, 能完整保留图像原始信息。由于历史和收集原因, 有的照片档案只保存照片, 没保存底片, 因此只能通过扫描照片对其进行抢救和数字化复制。总体来讲, 照片档案的数字化还是应以底片扫描为基础, 照片扫描为辅助, 以最大限度保留照片档案的原始信息。

1.2.3 扫描分辨率和模式的确定

传统照片、底片要通过扫描仪等设备进行数字化转换, 并输人到计算机中。因此, 数字化转换质量是与扫描仪有关的, 扫描仪的分辨率是其质量的主要指标, 分辨率越高扫描图像质量越好, 但占用的存贮空间就越大, 扫描的时间就越长。数字图像的色彩模式有RGB、CMYK、LAB等, 一般RGB模式是扫描工作中最常用的模式。下表是笔者单位在扫描时的具体数据。

在进行扫描确定分辨率时要综合考虑图像质量、被扫描的尺寸、存贮空间、还原输出、区分扫描对象是底片还是照片等因素。

1.2.4 扫描图像的修复

在扫描图像的同时, 应利用计算机Photoshop软件对掉角、折痕、曝光不足、颜色严重偏差的图像进行数字化修复处理^[2], 弥补缺陷, 以达到理想的效果。①去折痕、补掉角:在修补起折痕和掉角的照片时, 可使用"印章工具"移动, 不停地变换"取样点", 把折痕或掉角的地方覆盖上, 可多次取样, 直至修补得非常自然、协调。②校正色彩:可借助Photoshop的校正色彩功能, 来校正图像中的不足。针对曝光不足、饱和度欠佳、光线过强和偏暗, 可使用"图像"菜单中"调整"选项下的"曲线"、"色彩平衡"及"色相, 饱和度"等工具来调整, 通过拉动曲线和滑竿调整, 直到获得满意效果。

1.2.5 图像存储格式

扫描后的图像存储格式应根据不失色彩质量、对比度或文件大小适当等要求来进行选择。《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)中推荐的通用文件格式为:扫描图像数据采用JPEG和TIFF两种存储格式^[3]。① TIFF格式:全名是Tagged Image File Format, 扩展名是TIF, 是一种非失真的压缩格式, 是把文件中某些重复的信息采用一种特殊的方式记录下来, 文件可完全还原, 能保持原有图像颜色和层次, 图像质量好, 但是所占用存储空间较大, 常应用于放大、打印输出或印刷出版等, 很少应用于网络。②JPEG格式:全称为Joint Photographic Experts Group, 扩展名是JPG, 是一种有损压缩格式, 是通过有损压缩方式去除多余的数据, 减少储存空间, 获得一个图像数据, 虽然可节省很大一部份存储卡的空间, 但JPEG格式在编辑以后每保存一次它就会重新压缩一次, 也就是说每保存一次图像, 质量就会下降一次, 在压缩过程中丢掉的原始图像部分数据是无法恢复的。压缩率越大, 文件容量就越小, 图像质量也越低, 适合应用于网络, 占用存储空间小, 可减少图像的传输时间, 提高应用效率。因此在工作中要根据实际需要来确定存储格式, 笔者单位在对5 000多张扫描的照片、底片就是根据不同的目地分别按TIFF和JPEG格式存储在移动硬盘上, 并分别刻制了两套光盘, 以便保管及查询利用。

2 放射医学与防护电影、图片档案的管理与利用

声像档案是特殊载体, 为便于管理及有效利用, 就应建立声像档案数据库, 配备多种功能的管理软件系统进行数字化管理, 让利用者通过网络随时检索、查阅、调用和复制所需资料, 以实现声像档案的资源共享。著录项目及其数据库结构应尽可能遵循档案著录规则和相关的数据库结构规范。著录项目应选择问题、保管期限、分类号、张号、题名、责任者、形成时间、摄影者、主题词、整理人、密级、参见号、存放位置、组卷标识、归档日期、备注等^[4]。笔者单位声像档案的数字化管理就是在计算机硬盘建立声像档案数据库, 采用计算机树形目录结构, 将存人计算机硬盘的数字声像档案按照载体类别分别建立影片、图片、录像、光盘四个文件夹, 作为一级属类, 然后又在其下以年度作为二级属类, 在同一年度以问题作为三级属类, 在同一类问题以形成时间的先后顺序编号, 作为四级属类。将相同的载体、相同的年度、相同的问题存放在同一个文件夹中。档号的著录规则为:声像档案号=载体类别+年代+问题+顺序号组成。以放射医学与防护研究工作的一组照片为例, 档号为SX1998-A25的一卷照片存放位置为:F:\声像\1998\照片\SX1998-A25。利用者可通过计算机管理系统建立的相关关系, 按照题名、形成年代、内容、载体类型、档号、卷号等条件进行査询、借阅、浏览所需资料。这样不仅减少了工作人员的工作量, 提高了工作效率, 同时加强了对原始档案的保护, 减少了原始档案的磨损。

由于声像档案载体的化学成分、物理性能等原因, 声像档案的保管条件比纸质档案要求更加严格, 从长久保护和利用考虑, 确保声像档案的完好无损。声像档案保管要有专用库房或专柜存放, 库内温度应控制在14~24t, 相对湿度应控制在30%~50%, 保存胶片的适宜温湿度为:温度13-20℃, 相对温度20%~50%^[4], 并做到防尘、防磁、防光、防火、防蛀、防有害气体等。照片与点片档案应当分开存放, 磁性载体的声像档案应当存贮在具有磁屏蔽功能的库房或者装具内, 录音带、录像带、电影胶片和光盘应当放人相应的载体盒中保管, 垂直放置, 不得堆积平放。声像档案工作者要定期对库房安全情况(包括控湿、调温等)进行检査登记, 对破损的声像档案应及时修复和复制; 对录音带、录像带和电影胶片应当每两年重新缠绕一次, 缠绕时应当用正常播放速度, 光盘等数字存储载体保存的档案一般每满4年转存一次。为达到上述要求, 笔者单位专门建立了声像档案专用库房, 购置了胶片恒湿柜、声像防磁柜、空调机、除湿机、加湿机等设备, 配备了灭火器、防盗门、防护栏、防盗录像监控系统和烟感报警器等消防、防盗安全设施, 严格按照要求对放射医学与防护电影、图片档案进行科学管理和有效保存。